Kapitel 12 Compliance, Storage & Betrieb Admin: #pArchive

Persistente Nachrichtenverfolgung (Message Trace) & GoBD-WORM-Archiv

Wenn ein Kunde anruft ('Meine Rechnung kam nicht an!'), zählt jede Sekunde. Die Nachrichtenverfolgung (#pMessageTrace) zeigt dir sofort mit Zeitstempel, Quell-IP, TLS-Status, Spam-Score und exakter Gegenstellen-Antwort, ob die Mail zugestellt, verzögert oder abgewiesen wurde. Parallel sichert das GoBD-Journal geschäftsrelevante E-Mails revisionssicher.

Praxis-Tipp & Architektur-Hinweis

Tipp für Steuerprüfung & Datenschutz: Lege für externe Prüfer oder Datenschutzbeauftragte niemals ein Voll-Admin-Konto an, sondern nutze die dedizierte Rolle ComplianceAuditor. Sie gewährt reinen Lese- und Exportzugriff auf das GoBD-Archiv und die Verfahrensdokumentation, ohne Systemeinstellungen ändern zu können.

GoBD-Prüferzugang (Z1/Z2) & Hash-Ketten-Verifikation

Jeder Journaleintrag verkettet den SHA-256-Hash des Vorgängereintrags sowie den Blob-SHA-256 kryptografisch.

Referenz / Konfiguration

# Schreibgeschütztes Prüferkonto per CLI anlegen:
sharpmail-cli create Account \
  --set email=steuerpruefer@firma.de \
  --set role=ComplianceAuditor \
  --set displayName="Steuerprüfung (Nur Lesen)"

# Verfahrensdokumentation im Cockpit exportieren:
/admin/#pArchive -> "GoBD-Verfahrensdokumentation herunterladen"

Einstellungen, Standardwerte & Best Practices

Einstellung / Ort	Funktion	Standardwert	Best Practice im Betrieb
`Nachrichtenverfolgung (#pMessageTrace)`	Durchsuchbares Protokoll aller ein- und ausgehenden SMTP-/API-Transaktionen inklusive Status-Filter und 1-Klick-CSV-Export.	`Aktiv (Echtzeit-SignalR)`	Nach Absender, Empfänger oder Message-ID filtern, um Zustellnachweise (250 OK vom Ziel-MX) sekundenschnell als CSV zu dokumentieren.
`Domain GoBD-Aufbewahrung (RetentionDays)`	Steuert die unveränderbare WORM-Archivierungsdauer pro Domain inklusive kryptografischer SHA-256-Verkettung aller Journaleinträge.	`3650 Tage (10 Jahre GoBD)`	Für geschäftliche Domains im deutschen Rechtsraum auf 3650 Tagen (10 Jahre gem. § 147 AO / § 257 HGB) belassen; SHA-256-Kette regelmäßig im Cockpit prüfen.
`ZUGFeRD / XRechnung & Scan-OCR`	Extrahiert Rechnungsnummern, IBANs, Beträge und Lieferanten aus eingebettetem EN-16931-XML sowie gescannten PDF-Belegen für die Volltextsuche.	`Automatisch aktiv`	Ermöglicht es Buchhaltung und Prüfern, elektronische Rechnungen direkt nach Rechnungsnummer oder USt-IdNr. im Archiv zu finden.
`S3 Object Lock & Verfahrensdokumentation`	Lagert komprimierte Zstandard-Blobs optional in S3-Speicher (Hetzner, AWS, MinIO, Wasabi) im COMPLIANCE-Modus aus und erzeugt die GoBD-Dokumentation.	`Lokaler Blob-Store (+ S3 optional)`	GoBD-Verfahrensdokumentation nach jeder größeren Konfigurationsänderung im Bereich GoBD-Archiv neu exportieren und zu den Revisionsunterlagen nehmen.