1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO: iqmeta GmbH, Am Sonnenhang 24, 71111 Waldenbuch, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Otto Neff. E-Mail: support@sharpmailserver.com. Zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten sind wir nicht verpflichtet; Datenschutzanfragen bearbeitet die Geschäftsführung unmittelbar.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO besteht, beschränkt auf das Notwendige (Datenminimierung) und nur so lange wie erforderlich. Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste, Zählpixel, Fingerprinting oder Social-Media-Plugins ein. Wir verkaufen keine Daten.

SharpMailserver selbst ist selbst betriebene Software. E-Mails, Kontakte, Kalender und Dateien, die Sie mit SharpMailserver verarbeiten, verbleiben in Ihrer Infrastruktur; die iqmeta GmbH hat darauf keinen Zugriff, es sei denn, Sie gewähren ausdrücklich Supportzugriff (siehe Auftragsverarbeitungsvertrag).

3. Hosting & Server-Logfiles

Diese Website wird von der iqmeta GmbH auf eigenen Servern in Deutschland im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben (Rechenzentrumsdienstleister, siehe Unterauftragsverarbeiter). Beim Aufruf verarbeitet der Webserver automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer-URL und User-Agent.

Zweck: Auslieferung der Website, Stabilität und Sicherheit (Abwehr von Angriffen und Missbrauch). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Logfiles werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht, sofern keine Aufbewahrung zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

4. Google Fonts

Für die Schriftdarstellung lädt diese Website derzeit die Schriften Inter und JetBrains Mono von Google Fonts (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Beim Seitenaufruf baut Ihr Browser eine Verbindung zu Servern von Google auf und übermittelt Ihre IP-Adresse und Browserinformationen. Google kann Daten in den USA verarbeiten; die Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einheitliche, gut lesbare Darstellung). Wir arbeiten daran, die Schriften künftig selbst zu hosten; dieser Abschnitt wird nach der Umstellung angepasst. Datenschutzhinweise von Google: policies.google.com/privacy.

5. Kontakt, Testlizenzen und Support

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Test-/Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Firma, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Nachricht, gewünschte Anzahl Postfächer), um Ihre Anfrage zu beantworten, eine Testlizenz auszustellen und Support zu leisten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen / Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allgemeinen Anfragen. E-Mails werden auf unserer eigenen SharpMailserver-Instanz in Deutschland verarbeitet. Wir löschen Anfragen nach Erledigung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (Handelsbriefe: 6 Jahre, § 257 HGB).

6. Lizenzkauf & Stripe

Beim Lizenzkauf verarbeiten wir Firmenname, Rechnungsanschrift, USt-IdNr., Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Anzahl Postfächer sowie Bestell- und Lizenzdaten. Die Zahlung wickelt Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, ab. Karten- oder Kontodaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir speichern sie nicht. Stripe kann Daten an Stripe, Inc. in den USA übermitteln (EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten). Zusätzlich speichern wir einen Nachweis über die akzeptierten Lizenzbedingungen (EULA-Version, Hash, Zeitstempel, IP-Adresse) als Beleg des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir 10 Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB).

7. Live-Demo & Werkzeuge

Die schreibgeschützte Live-Demo läuft als Sandbox in Ihrem Browser mit fiktiven Beispieldaten; es ist kein Konto erforderlich und Eingaben werden nicht an einen Mailserver übertragen. Der DNS-Advisor und der externe Port-Check fragen öffentliche DNS-Einträge ab bzw. prüfen die Erreichbarkeit des eingegebenen Hostnamens/der IP; wir verarbeiten diese Eingabe und Ihre IP-Adresse nur zur Durchführung der Prüfung und zur Missbrauchsabwehr (Rate Limiting). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ergebnisse werden kurzzeitig zwischengespeichert und nicht mit Ihrer Identität verknüpft.

8. Cookies & Local Storage

Wir setzen keine Tracking-Cookies. Die Website speichert lediglich technisch notwendige Einstellungen (z. B. Hell-/Dunkel-Modus) im Local Storage Ihres Browsers. Details: Cookie-Richtlinie. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

9. Empfänger & Drittlandübermittlung

Daten geben wir nur an die in unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter genannten Dienstleister, an Steuerberater und Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten und im Übrigen nicht an Dritte weiter. Drittlandübermittlungen erfolgen nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO, inkl. EU-US Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie bei Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO das Recht auf Widerspruch aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21). Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Anfragen richten Sie bitte an support@sharpmailserver.com.

11. Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW), Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung ist stets unter dieser Adresse abrufbar; das Datum der letzten Änderung steht oben.